Nos 7 astuces pour optimiser votre temps de travail

Par Claire Aboudarham

Vous êtes salarié ou chef d’entreprise et vous vous sentez débordé au boulot ? Entre les emails à traiter, les réunions interminables, les appels téléphoniques, la montagne de documents à compléter et les demandes imprévues, il est souvent difficile de terminer toutes vos tâches à temps. Et que dire de ce fameux dossier, resté inachevé en fin de journée, que vous deviez absolument terminer aujourd’hui ?

Alors, comment sortir de cette impasse sans finir épuisé ? Pour être productif, vous devez apprendre à bien gérer votre temps de travail. Dans cet article, Slash & Co. vous donne quelques conseils pour optimiser votre temps de travail et reprendre le contrôle de votre vie professionnelle.

1. Planifiez votre emploi du temps

Organisez régulièrement votre agenda

Planifier vos tâches, c’est la clé d’une bonne organisation pour une journée de travail réussie ! Nous vous conseillons d’établir une routine de planification. Chaque matin, par exemple, prenez du temps pour la gestion de votre agenda. Vérifiez et planifiez vos tâches de la journée avant de vous mettre au travail.

Accordez-vous également du temps dans la semaine pour revoir votre planning, le modifier, et planifier les tâches qui doivent être réalisées sur le long terme. Vous aurez ainsi une vue d’ensemble du travail que vous devrez réaliser sur une période donnée. Si vous n’avez pas le temps de planifier votre agenda, vous pouvez faire appel à une assistante administrative qui gèrera pour vous votre planning !

Segmentez vos tâches

Lorsque vous planifiez votre travail, déterminez déjà à l’avance le temps dont vous aurez besoin pour réaliser chaque tâche. Séparez ensuite votre temps en plusieurs blocs distincts dans votre agenda.

Chez Slash & Co., nous catégorisons même les blocs par couleur pour les plus visuels. Cette astuce permet d’avoir une meilleure vision de la répartition de votre travail sur la journée.

Aidez-vous d’outils de planification

Laissez de côté votre agenda papier ! Il existe des logiciels et applications qui peuvent vous aider dans la planification et l’organisation de votre travail. Google Calendar et Asana, par exemple, sont des outils numériques simples et pratiques.

En plus, vous pouvez synchroniser votre agenda sur vos appareils électroniques. Vous aurez donc toujours votre planning sous les yeux et pourrez ainsi ajouter, modifier, supprimer vos tâches comme vous le souhaitez et d’où vous voulez !

Besoin d’aide pour planifier votre agenda ?

2. Classez et priorisez vos tâches

Identifiez les priorités

Apprenez à hiérarchiser votre travail ! Posez-vous les bonnes questions. Est-ce que cet email peut attendre ? Dois-je absolument terminer ce dossier aujourd’hui ?

Sur cette base, nous vous conseillons de classer les différentes tâches de la journée et d’identifier les priorités. Priorisez les tâches qui sont vraiment importantes et urgentes, afin d’être sûr qu’elles soient réalisées dans la journée. Le reste attendra encore un peu !

Faites-vous aider si besoin

Si vous avez des doutes sur vos priorités ou que vous n’avez tout simplement pas le temps de hiérarchiser ces tâches, d’autres personnes peuvent le faire pour vous ! Vous pouvez, par exemple, demander à nos adjointes administratives de classer et hiérarchiser votre travail à votre place. Simple, rapide et efficace !

Voyons comment nous pouvons vous aider

3. Fixez des objectifs réalistes

Ne voyez pas trop grand

Terminer ces 10 dossiers pour votre projet aujourd’hui, êtes-vous sûr que c’est vraiment réalisable ? Il vaut mieux prévoir un peu moins de tâches à votre planning et en rajouter par la suite, que vous surcharger de travail que vous ne pourrez réaliser à temps !

Utilisez la méthode SMART

Fixez-vous des objectifs réalistes, clairs et précis. Vous pouvez, par exemple, vous aider de la méthode SMART. Celle-ci consiste à définir un objectif qui répond à 5 critères : spécifique, mesurable, acceptable, réaliste et temporellement défini. Si ce que vous avez prévu pour votre journée ou semaine n’est pas un objectif SMART, nous vous conseillons de réévaluer vos tâches !

4. Réduisez les distractions

Ces distractions qui vous font perdre du temps

Comme il est tentant de consulter les dernières stories de vacances de vos amis sur Instagram plutôt que de terminer ce dossier… Après tout, 5 minutes sur les réseaux sociaux, ce n’est pas très grave, pas vrai ?

Attention ! Ces petites distractions, au fil de la journée, vous font perdre beaucoup de temps. Elles vous coupent au milieu de votre tâche et il est alors plus difficile de se remettre au travail avec efficacité.

Identifiez les distractions et évitez-les

Notre conseil ? Identifiez tout d’abord ce qui vous distrait au bureau ou en télétravail : les emails, les notifications, le bruit, etc. Ensuite, trouvez des solutions pour supprimer ces distractions ou les réduire.

Désactivez les notifications, créez des périodes destinées à la lecture de vos emails, bloquez l’accès à certains sites, mettez votre téléphone en silencieux, écoutez de la musique avec un casque pour vous couper du bruit extérieur… Bref, toutes les méthodes sont bonnes si elles vous permettent de vous concentrer à 100 % et d’améliorer votre productivité !

5. Prévoyez du temps pour les urgences

Agenda complet : gare aux imprévus !

Remplir votre agenda au maximum, c’est une très mauvaise idée ! Comment allez-vous faire si, soudainement, vous faites face à un imprévu ou que vous devez réaliser une tâche en urgence qui n’était pas planifiée ?

Si vous n’avez plus de place dans votre agenda, vous devrez travailler plus longtemps aujourd’hui ou supprimer une autre tâche que vous devrez reporter. Mais quand ? Bref, c’est un inconvénient de taille !

Planifiez des plages tampons

Notre astuce : gardez une partie de votre agenda vide. C’est ce qu’on appelle les zones ou plages horaires tampons ! Ce sont des blocs de plusieurs minutes (ou heures) destinés à traiter les urgences. Celles-ci vous permettront de récupérer un éventuel retard accumulé ou de réaliser vos tâches imprévues. Et si vous n’avez pas à les utiliser, tant mieux, vous pourrez prendre de l’avance !

6. Accordez-vous des pauses

Vous êtes humain ! Il n’est pas possible d’être toujours à 100 % de ses capacités. Pour assurer votre efficacité, votre productivité et votre bien-être, vous devez intégrer des pauses dans votre routine de travail.

En effet, des pauses régulières vous aident à prévenir la fatigue, mais vous permettront aussi d’améliorer votre concentration et, donc, votre productivité. Prévoyez de courtes pauses de quelques minutes, en plus de votre temps de midi. Prenez un café, allez prendre l’air ou discutez de votre weekend avec votre collègue… Déconnectez votre cerveau quelques minutes, ça fait du bien !

7. Déléguer les tâches qui peuvent l’être

Malgré tous nos conseils, vous vous rendez compte que vous avez bien trop de travail pour tout faire dans les temps ? Il est en effet possible que votre charge de travail soit trop importante pour une seule et unique personne. Dans ce cas, un seul conseil : déléguez !

Vous pouvez confier certaines tâches à d’autres collaborateurs de votre équipe ou faire appel à des personnes extérieures pour libérer votre emploi du temps. Par exemple, pour vos tâches administratives, nous vous invitons à prendre contact avec une agence spécialisée en gestion administrative pour entreprise, telle que Slash & Co. En fonction de vos besoins, vous bénéficierez d’une aide administrative qui vous permettra de vous concentrer sur d’autres missions importantes, sans stress !

Slash & Co. vous simplifie la vie

Besoin d’aide pour la gestion de votre temps de travail ? Vous souhaitez déléguer vos tâches administratives afin d’avoir plus de temps pour ce qui compte vraiment ? Slash & Co. est là pour vous aider ! Notre équipe d’assistantes virtuelles se charge de la gestion administrative de votre entreprise. Nous simplifions ainsi votre quotidien professionnel !